Gastos administrativos

¿Qué son los gastos administrativos?

Los gastos administrativos son gastos en los que incurre una organización que no están directamente vinculados a una función específica, como la fabricación, la producción o las ventas. Estos gastos están relacionados con la organización en su conjunto, a diferencia de los departamentos o unidades de negocio individuales. Los gastos administrativos incluyen los sueldos de los altos ejecutivos y los costos asociados con los servicios generales, por ejemplo, contabilidad y tecnología de la información. Tienden a no estar relacionados con los márgenes brutos.

Comprensión de los gastos administrativos

Las empresas incurren en gastos administrativos para realizar operaciones básicas, aumentar la eficiencia o cumplir con las leyes y regulaciones. En el estado de resultados, los gastos administrativos aparecen debajo del costo de los bienes vendidos y pueden mostrarse como un agregado con otros gastos, como los gastos generales o de venta.

Algunos gastos administrativos son de naturaleza fija, ya que se incurre en ellos como parte de la base de las operaciones comerciales. Estos gastos existirían independientemente del nivel de producción o ventas que se produzcan. Los demás gastos administrativos son semivariables. Por ejemplo, una empresa siempre utilizará un nivel mínimo de electricidad para mantener las luces encendidas. Más allá de ese punto, puede tomar medidas para reducir su factura de electricidad.

Debido a que una empresa puede eliminar los gastos administrativos sin un impacto directo en el producto que vende o produce, estos costos suelen ser los primeros en la línea de recortes presupuestarios. La gerencia está fuertemente motivada para mantener bajos los gastos administrativos en relación con otros costos, ya que esto permite que una empresa utilice el apalancamiento de manera más efectiva. La relación entre ventas y gastos administrativos ayuda a las empresas a medir la cantidad de ingresos por ventas que se reparten para cubrir los costos administrativos.

Las empresas pueden deducir de sus declaraciones de impuestos los gastos administrativos que sean razonables, ordinarios y necesarios para las operaciones comerciales. Estos gastos deben incurrirse durante el curso habitual de los negocios y deducirse en el año en que se incurren.

Ejemplos de gastos administrativos

Los salarios y beneficios de ciertos empleados, como el personal de contabilidad y de TI, se consideran gastos administrativos. Todas las compensaciones y beneficios de los ejecutivos se consideran gastos administrativos. Los arrendamientos de edificios, seguros, suscripciones, servicios públicos y suministros de oficina pueden clasificarse como gastos generales o gastos administrativos.

Dependiendo del activo que se deprecia, los gastos de depreciación pueden clasificarse como gastos generales, administrativos o de venta. Las organizaciones también pueden optar por incluir los honorarios legales y de consultoría como gastos administrativos. Los costos de investigación y desarrollo no se consideran gastos administrativos.

Para obtener una imagen completa de los costos asociados con el funcionamiento de ciertas unidades comerciales, una empresa puede asignar los gastos administrativos a cada uno de sus departamentos en función de un porcentaje de ingresos, gastos, pies cuadrados u otra medida. Internamente, esto permite a la gerencia tomar decisiones sobre la expansión o reducción de unidades comerciales individuales.

Por ejemplo, si la Compañía XYZ gasta $ 4,000 mensuales en electricidad y lo registra como un gasto administrativo, podría asignar el costo de acuerdo con los pies cuadrados que ocupa cada departamento individual. Asumir:

• La instalación de producción es de 2,000 pies cuadrados.
• La planta de fabricación es de 1,500 pies cuadrados.
• La oficina de contabilidad es de 750 pies cuadrados.
• La oficina de ventas es de 750 pies cuadrados.

La empresa ocupa 5,000 pies cuadrados. La factura de la luz se podría distribuir de la siguiente manera:

• Producción: $ 1,600 o (2,000 / 5,000) x $ 4,000
• Fabricación: $ 1,500 o (1,500 / 5,000) x $ 4,000
• Contabilidad: $ 600 o (750 / 5,000) x $ 4,000
• Ventas: $ 600 o (750 / 5,000) x $ 4,000