Cuentas por pagar (AP)
¿Qué son las cuentas por pagar (AP)?
Cuentas por pagar (AP) es una cuenta dentro del libro mayor que representa la obligación de una empresa de pagar una deuda a corto plazo con sus acreedores o proveedores. Otro uso común de «AP» se refiere al departamento o división comercial que es responsable de realizar los pagos adeudados por la empresa a los proveedores y otros acreedores.
Conclusiones clave
- Las cuentas por pagar son montos adeudados a vendedores o proveedores por bienes o servicios recibidos que aún no se han pagado.
- La suma de todos los importes pendientes adeudados a los proveedores se muestra como el saldo de las cuentas por pagar en el balance general de la empresa.
- El aumento o la disminución del AP total del período anterior aparece en el estado de flujo de efectivo.
- La gerencia puede optar por pagar sus facturas pendientes lo más cerca posible de sus fechas de vencimiento para mejorar el flujo de caja.
Comprensión de las cuentas por pagar
El saldo total de las cuentas por pagar (AP) de una empresa en un momento específico aparecerá en su balance en la sección de pasivos corrientes. Las cuentas por pagar son deudas que deben liquidarse dentro de un período determinado para evitar el incumplimiento. A nivel corporativo, AP se refiere a pagos de deuda a corto plazo adeudados a proveedores. Lo pagadero es esencialmente un pagaré a corto plazo de una empresa a otra empresa o entidad. La otra parte registraría la transacción como un aumento de sus cuentas por cobrar por el mismo monto.
Las cuentas por pagar (AP) son una figura importante en el balance de una empresa. Si el AP aumenta durante un período anterior, eso significa que la empresa está comprando más bienes o servicios a crédito, en lugar de pagar en efectivo. Si el AP de una empresa disminuye, significa que la empresa está pagando sus deudas del período anterior a un ritmo más rápido de lo que está comprando nuevos artículos a crédito. La gestión de cuentas por pagar es fundamental para gestionar el flujo de caja de una empresa.
Cuando se utiliza el método indirecto para preparar el estado de flujo de efectivo, el aumento o la disminución netos en AP del período anterior aparece en la sección superior, el flujo de efectivo de las actividades operativas. La gerencia puede usar AP para manipular el flujo de caja de la empresa hasta cierto punto. Por ejemplo, si la gerencia desea aumentar las reservas de efectivo durante un período determinado, puede extender el tiempo que tarda la empresa en pagar todas las cuentas pendientes en AP. Sin embargo, esta flexibilidad para pagar más tarde debe compararse con las relaciones continuas que la empresa tiene con sus proveedores. Siempre es una buena práctica comercial pagar las facturas antes de la fecha de vencimiento.
Registro de cuentas por pagar
La contabilidad adecuada de doble entrada requiere que siempre haya un débito y crédito compensatorio para todas las entradas realizadas en el libro mayor. Para registrar las cuentas por pagar, el contador acredita las cuentas por pagar cuando se recibe la factura. La compensación de débito para esta entrada suele ser una cuenta de gastos para el bien o servicio que se compró a crédito. El débito también podría ser a una cuenta de activos si el artículo comprado era un activo capitalizable. Cuando se paga la factura, el contador carga las cuentas por pagar para disminuir el saldo del pasivo. El crédito de compensación se realiza a la cuenta de efectivo, lo que también disminuye el saldo de caja.
Por ejemplo, imagine que una empresa recibe una factura de 500 dólares por suministros de oficina. Cuando el departamento de cuentas por pagar recibe la factura, registra un crédito de $ 500 en cuentas por pagar y un débito de $ 500 en gastos de suministros de oficina. El débito de $ 500 a gastos de suministros de oficina fluye a través del estado de resultados en este punto, por lo que la empresa ha registrado la transacción de compra aunque no se haya pagado el efectivo. Esto está en línea con la contabilidad de acumulación (o devengo), donde los gastos se reconocen cuando se incurren en lugar de cuando el efectivo cambia de manos. Luego, la empresa paga la factura y el contador ingresa un crédito de $ 500 en la cuenta de efectivo y un débito de $ 500 en las cuentas por pagar.
Una empresa puede tener muchos pagos abiertos debido a los proveedores en cualquier momento. Todos los pagos pendientes adeudados a los proveedores se registran en cuentas por pagar. Como resultado, si alguien mira el saldo en las cuentas por pagar, verá el monto total que la empresa debe a todos sus proveedores y prestamistas a corto plazo. Esta cantidad total aparece en el balance. Por ejemplo, si la empresa mencionada anteriormente también recibió una factura por los servicios de cuidado del césped por un monto de $ 50, el total de ambas entradas en las cuentas por pagar sería igual a $ 550 antes de que la empresa pague esas deudas.
Cuentas por pagar frente a cuentas por pagar comerciales
Aunque algunas personas usan las frases «cuentas por pagar» y «cuentas por pagar comerciales» indistintamente, las frases se refieren a situaciones similares pero ligeramente diferentes. Las cuentas por pagar comerciales constituyen el dinero que una empresa debe a sus proveedores por bienes relacionados con el inventario, como suministros comerciales o materiales que forman parte del inventario. Las cuentas por pagar incluyen todas las deudas u obligaciones a corto plazo de la empresa.
Por ejemplo, si un restaurante le debe dinero a una empresa de alimentos o bebidas, esos artículos son parte del inventario y, por lo tanto, parte de sus cuentas comerciales a pagar. Mientras tanto, las obligaciones con otras empresas, como la empresa que limpia los uniformes del personal del restaurante, entran en la categoría de cuentas por pagar. Ambas categorías caen dentro de la categoría más amplia de cuentas por pagar, y muchas empresas combinan ambas bajo el término cuentas por pagar.
Cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son esencialmente opuestas. Las cuentas por pagar es el dinero que una empresa le debe a sus proveedores, mientras que las cuentas por cobrar es el dinero que le deben a la empresa, normalmente los clientes. Cuando una empresa realiza transacciones con otra a crédito, una registrará un asiento en las cuentas por pagar en sus libros, mientras que la otra registrará un asiento en las cuentas por cobrar.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son ejemplos de cuentas por pagar?
Un pago se crea cada vez que una empresa adeuda dinero por servicios prestados o productos proporcionados que aún no han sido pagados por la empresa. Esto puede ser de una compra a un proveedor a crédito, o una suscripción o pago a plazos que vence después de que se hayan recibido los bienes o servicios.
¿Dónde encuentro las cuentas por pagar de una empresa?
Las cuentas por pagar se encuentran en el balance general de una empresa y, dado que representan fondos adeudados a otros, se registran como un pasivo corriente.
¿En qué se diferencian las cuentas por pagar de las cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar representan los fondos adeudados a la empresa por los servicios prestados y se registran como un activo. Las cuentas por pagar, por otro lado, representan fondos que la empresa debe a otros. Por ejemplo, pagos adeudados a proveedores o acreedores. Las cuentas a pagar se registran como pasivo.
¿Son las cuentas por pagar un gasto comercial?
No. Algunas personas creen erróneamente que las cuentas por pagar se refieren a los gastos de rutina de las operaciones centrales de una empresa; sin embargo, esa es una interpretación incorrecta del término. Los gastos se encuentran en el estado de resultados de la empresa, mientras que las cuentas por pagar se registran como un pasivo en el balance.