Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos
Tabla de contenido
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- ¿Qué es el formulario W-2?
- Quién puede presentar el formulario W-2
- Cómo presentar el formulario W-2
- ¿Qué información hay en un W-2?
- Cómo leer un W-2
- Documentos fiscales relacionados
- Preguntas frecuentes
¿Qué es el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos?
El formulario W-2, también conocido como Declaración de salarios e impuestos, es el documento que un empleador debe enviar a cada empleado y al Servicio de Impuestos Internos (IRS) al final del año. Un W-2 informa los salarios anuales de los empleados y la cantidad de impuestos retenidos de sus cheques de pago. Un empleado W-2 es alguien cuyo empleador deduce los impuestos de sus cheques de pago y envía esta información al gobierno.
Conclusiones clave
- El formulario W-2 refleja sus ingresos devengados y los impuestos retenidos del año anterior para que se declaren en sus declaraciones de impuestos sobre la renta.
- Los empleadores usan los formularios W-2 para informar los impuestos FICA para los empleados.
- El IRS también usa formularios W-2 para rastrear las obligaciones tributarias de las personas.
¿Quién presenta el formulario W-2: declaración de impuestos y salarios?
Un empleador tiene la obligación legal de enviar un formulario W-2 a cada empleado a quien le pagó un salario, salario u otra forma de compensación. Esto no incluye a los trabajadores por cuenta ajena o por cuenta propia, que presentan impuestos en diferentes formas. El empleador debe enviar al empleado el formulario W-2 el 31 de enero de cada año o antes, para que el empleado tenga tiempo suficiente para presentar los impuestos sobre la renta antes de la fecha límite (que es el 15 de abril en la mayoría de los años).2
La fecha de vencimiento para la presentación de impuestos federales sobre la renta de 2020 para individuos se ha extendido del 15 de abril de 2021 al 17 de mayo de 2021. El pago de los impuestos adeudados se puede retrasar hasta la misma fecha sin penalización. Es posible que no se demore la fecha límite para los impuestos estatales.
Si se vio afectado por el desastre de la tormenta de nieve de febrero de 2021 en Texas, su fecha límite para presentar la solicitud se trasladó al 15 de junio de 2021. Si no vive en Texas pero se vio afectado por la tormenta, aún puede ser elegible para la extensión.4
Los empleadores también deben usar formularios W-2 para informar losimpuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) para sus empleados durante todo el año. Para fines de enero, los empleadores deben presentar, para el año anterior, el Formulario W-2, junto con el Formulario W-3, para cada empleado ante la Administración del Seguro Social (SSA). La SSA utiliza la información de estos formularios para calcular los beneficios del Seguro Social a los que tiene derecho cada trabajador.
Los documentos fiscales se archivan para el año anterior. Por ejemplo, si recibe un formulario W-2 en enero de 2021, refleja sus ingresos obtenidos para 2020.
Cómo presentar el formulario W-2: declaración de impuestos y salarios
Si es empleado de una empresa y recibirá un W-2 para sus impuestos sobre la renta, su empleador se lo enviará automáticamente cada año. Su empleador también enviará una copia de su W-2 al IRS.
La información proporcionada en el Formulario W-4 (oa veces en el Formulario W-9 ) cuando lo contratan por primera vez proporciona la información que su empresa necesita para realizar un seguimiento de la nómina, la retención de impuestos, los beneficios proporcionados por el empleador y las contribuciones antes de impuestos a cosas como un Plan de jubilación 401 (k). El formulario W-4 le dice al empleador la cantidad de impuestos que debe retener del cheque de pago de un empleado según el estado civil de la persona, la cantidad de asignaciones y dependientes, y otros factores.
Cuando prepare sus impuestos sobre la renta, deberá ingresar los datos que se encuentran en su W-2 en una declaración de impuestos individual del Formulario 1040, ya sea a mano o electrónicamente. El software de preparación de impuestos en línea ahora le permite importar directamente la información en su W-2 de su proveedor de nómina en muchos casos.
¿Qué información incluye el formulario W-2: Declaración de impuestos y salarios?
Cada W-2 tiene los mismos campos, sin importar el empleador. Los formularios W-2 se dividen en secciones estatales y federales, ya que los empleados deben presentar impuestos en ambos niveles. Algunos campos proporcionan la información del empleador, incluido el número de identificación del empleador (EIN) (federal) de la empresa y el número de identificación estatal del empleador. Los campos restantes son en su mayoría detalles de los ingresos del empleado del año anterior.
Se registran las ganancias totales del empleado del empleador durante el año, junto con la cantidad retenida en impuestos de los cheques de pago del empleado, separados en la retención del impuesto federal sobre la renta, el impuesto del Seguro Social y más. Si el empleado también trabaja para recibir propinas, un campo muestra cuánto dinero en propinas ganó el empleado durante el año.
Si trabaja en varios trabajos que proporcionan formularios W-2, debe ingresar cada uno por separado.
Cuando el empleado declara impuestos, la cantidad de impuestos retenidos de acuerdo con el formulario W-2 se deduce de su obligación tributaria bruta. Si se retuvieron más impuestos de los que debe el empleado, se emitirá un reembolso.
El IRS también usa el Formulario W-2 para rastrear los ingresos y las obligaciones tributarias de un empleado. Si los ingresos declarados en los impuestos de un empleado no coinciden con los ingresos declarados en el Formulario W-2, el IRS puede auditar al contribuyente. Sin embargo, los contribuyentes están obligados a declarar todos los sueldos, salarios e ingresos de propinas incluso si esos ingresos no se declaran en un W-2.
Cómo leer el formulario W-2: Declaración de impuestos y salarios
Los formularios W-2 incluyen recuadros numerados y con letras que un empleador debe completar y refleja cuánto ganó y cuánto retuvo los impuestos.
Cuadros de la A a la F
Los recuadros con letras en un W-2 incluyen el nombre y la dirección de usted y su empleador, su número de Seguro Social y el EIN de su empleador y el número de identificación estatal.
Cajas 1 y 2
El recuadro 1 muestra su ingreso imponible, incluidos sueldos, sueldos, propinas y bonificaciones, mientras que el recuadro 2 muestra cuánto impuesto federal sobre la renta retuvo su empleador de su salario.
Recuadros 3 y 4
El recuadro 3 detalla qué parte de sus ingresos estaban sujetos al impuesto del Seguro Social y el recuadro 4 la cantidad del impuesto al Seguro Social que se retuvo.
Recuadros 5 y 6
El recuadro 5 detalla cuánto de su sueldo está sujeto alimpuesto de Medicare y el recuadro 6 cuánto se retuvo. La parte del impuesto al Medicare para los empleados es del 1,45%.
Recuadros 7 y 8
Si parte de su salario es en forma de propinas, estos recuadros muestran cuánto declaró en propinas (recuadro 7) y cuánto su empleador informó en propinas que le pagó (recuadro 8).
Recuadro 9
Este recuadro se utilizó para reflejar un beneficio fiscal ahora desaparecido, por lo que se deja vacío.
Recuadro 10
El recuadro 10 informa cuánto recibió de su empleador en beneficios de cuidado de dependientes (si corresponde).
Recuadro 11
Este cuadro detalla la cantidad de compensación diferida que recibió del empleador en un plan no calificado.
Recuadro 12
El recuadro 12 detalla otros tipos de compensación o reducciones de su base imponible y un código de una o dos letras que corresponde a cada uno. Podría incluir, por ejemplo, contribuciones a unplan 401 (k). Los códigos se detallan en las instrucciones W-2 del IRS.
Recuadro 13
Este recuadro tiene tres sub recuadros diseñados para informar el pago que no está sujeto a la retención del impuesto sobre la renta federal, si participó en un plan de jubilación patrocinado por el empleador o si recibió pago por enfermedad a través de un tercero, como una póliza de seguro.
Recuadro 14
El recuadro 14 le permite al empleador reportar cualquier otra información tributaria adicional que no se ajuste a las otras secciones de un formulario W-2. Algunos ejemplos son las retenciones de impuestos estatales sobre el seguro por discapacidad y las cuotas sindicales.
Cajas 15-20
Las últimas seis casillas en un W-2 se relacionan con los impuestos estatales y locales, incluida la cantidad de su salario que está sujeta a estos impuestos y la cantidad que se retuvo.
Todas las copias del formulario W-2 están disponibles en el sitio web del IRS.
Documentos fiscales relacionados
Todos los empleados completan el formulario W-4 para fines de retención. El empleador usa la información para determinar cuánto impuesto retener de los cheques de pago del empleado. La mayoría de los empleados deben completar este formulario cuando comienzan a trabajar para una empresa.
Si al empleado se le paga $ 600 o más por la empresa durante el año, la empresa emite un formulario 1099 que muestra las ganancias y las deducciones realizadas. Esto suele llegar a finales de enero del año siguiente.
ganancias de juegos de azar en el año anterior.
Los estudiantes reciben un estado de cuenta 1098-E por cualquier año en el que pagaron intereses por un préstamo estudiantil federal. Los estudiantes también reciben una declaración 1098-T que informa los gastos de matrícula universitaria que podrían darles derecho a deducciones fiscales o créditos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo obtener mi W-2?
Se requiere que su empleador le proporcione copias de su W-2 cada año si es elegible para recibir uno. La fecha límite para que las empresas proporcionen este formulario suele ser a fines de enero o principios de febrero después del año fiscal que acaba de finalizar. Los formularios W-2 pueden enviarse por correo en forma impresa o estar disponibles en línea en forma electrónica, ya sea a través del empleador directamente o a través de su proveedor de nómina.
¿Cuánto dinero necesita ganar para obtener un W-2?
En general, recibirá un W-2 de un empleador si ganó al menos $ 600 en un año determinado. También recibirá un W-2 si se le retuvieron los impuestos sobre los ingresos de su empleador. Tenga en cuenta que si fuera una persona contratada y no un empleado, es probable que reciba un 1099 en lugar de un W-2.
¿Qué hago si pierdo mi W-2?
Si su W-2 está disponible en línea, puede acceder a él tantas veces como necesite. Si pierde su contraseña o sus credenciales para acceder al sitio en línea, a menudo puede solicitar la recuperación automática de la contraseña. Si aún necesita ayuda para acceder a su información en línea, o si necesita solicitar una nueva copia impresa, debe comunicarse con su supervisor de nómina o de recursos humanos.
¿Cuál es la diferencia entre un W-2 y un W-4?
Los empleados completan un W-4 para proporcionar a su empleador su número de identificación fiscal (generalmente SSN), estado civil, cantidad de asignaciones y dependientes, y cuánto impuesto retener con cada cheque de pago. El W-4 se llena cuando se contrata por primera vez a un empleado o si se debe realizar algún cambio en el estado civil o la retención. Los empleadores llenan el W-2 al final del año fiscal y lo envían a los empleados para que ingresen en sus declaraciones de impuestos.