Cómo utilizar Excel como libro mayor de contabilidad general
Microsoft Excel es una herramienta poderosa que se puede utilizar para una multitud de propósitos. Para una pequeña empresa con pocas transacciones, un empresario inteligente puede utilizar Excel como sustituto del software de contabilidad.
Excel tiene todas las herramientas necesarias para crear y mantener un libro mayor, pero requiere una comprensión sólida de la contabilidad básica y atención a los detalles. Para los propietarios de negocios que no tienen los recursos para invertir en software de contabilidad, Excel puede ser un buen lugar para comenzar a llevar registros contables hasta que se compre el software de contabilidad. La siguiente es una guía que ayudará a diseñar la mejor manera de utilizar Excel para fines contables.
Usar Excel como libro mayor
Es importante tener en cuenta que cada empresa es diferente entre sí y, por lo tanto, tendrá diferentes necesidades de informes. El primer paso para establecer un proceso de contabilidad es determinar qué métricas contables deberán incluirse según el tipo de negocio.
Una configuración simple de mantenimiento de registros debe incluir primero columnas para la fecha de la transacción, la descripción de la transacción y un número de referencia, como una factura o números de cheque. Las siguientes columnas enumerarán cada una de las cuentas que se utilizarán durante el año. Se debe pensar detenidamente en la selección de cuentas, ya que será difícil volver atrás y hacer cambios más adelante. De izquierda a derecha, las primeras cuentas enumeradas deben ser cuentas de resultados, comenzando con los ingresos y terminando con los gastos. Lo siguiente serán las cuentas de activos, luego las cuentas de pasivo y, por último, las cuentas de capital.
El libro mayor utiliza la contabilidad de doble entrada para realizar un seguimiento de todas las transacciones de la empresa, y es importante tener una comprensión sólida de este concepto antes de comenzar a usar Excel como un libro mayor. La contabilidad por partida doble se basa en ingresar tanto los débitos como los créditos para una transacción, de modo que al final los libros estén equilibrados.
Contabilidad de doble entrada en Excel
Si se trata de una empresa nueva, es probable que la primera transacción sea el capital invertido en la empresa. Como ejemplo, digamos que una emprendedora llamada Jane decide abrir un taller de máquinas. Tiene $ 750,000 de ahorros para comenzar el negocio y abre una cuenta corriente comercial en su banco local con los fondos que ha ahorrado.
Utilizando conceptos de contabilidad de doble entrada, Jane sabe que esta transacción aumentará la cuenta de efectivo de la empresa (la entrada de débito) y se compensará con un aumento en la cuenta de capital del propietario (la entrada de crédito). En este sistema Excel, todas las entradas de débito deben registrarse como valores positivos, mientras que todas las entradas de crédito deben registrarse con valores negativos.
En este ejemplo, Jane debe ingresar la fecha de la transacción y una descripción como «Inversión de capital» en la primera línea de la hoja de cálculo. Luego pondrá una entrada positiva de $ 750,000 en la columna de la cuenta «Efectivo» de la hoja de cálculo, y una entrada negativa de $ 750,000 en la columna de la cuenta «Patrimonio del propietario» de la hoja de cálculo. Para verificar los números, Jane debe usar la fórmula de suma de Excel para asegurarse de que todas las entradas en cada fila sumen cero dólares.
A partir de ahí, Jane continuará ingresando una línea para cada transacción. Si compra equipo con el efectivo de la compañía, Jane ingresará una transacción para mostrar un débito o entrada positiva en la columna de la cuenta «Equipo» y un crédito o entrada negativa en la columna de la cuenta «Efectivo». Si vende servicios de mecanizado a un cliente, registraría un crédito en la cuenta «Ingresos» y un débito en una cuenta «Equidad».
Finalmente, el total de cada columna de la cuenta debe sumarse al final de la hoja de cálculo. La suma de todas las cuentas de ingresos se puede sumar para calcular el ingreso neto actual. Se pueden configurar otras columnas a calcular según sea necesario, como activos totales, pasivos totales y patrimonio total.
La línea de fondo
Dirigir un negocio requiere una gran cantidad de contabilidad, que se sirve mejor utilizando software de contabilidad específico. Si esta no es una opción para el propietario de un negocio, entonces utilizar Microsoft Excel es una buena alternativa. La persona que lleva un registro de los registros contables de la empresa debe tener una comprensión de los términos y técnicas contables y comprender las diferentes herramientas de Excel para producir asientos contables precisos. Una vez que la empresa crece, se recomienda utilizar el software de contabilidad adecuado.