Introducción a los sistemas de información contable (AIS)

Tabla de contenido

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• Entendiendo AIS
• 1. Gente de AIS
• 2. Procedimientos e instrucciones
• 3. Datos AIS
• 4. Software AIS
• 5. Infraestructura de TI
• 6. Controles internos
• Ejemplos del mundo real de AIS
• La línea de fondo

Un sistema de información contable (AIS) es una estructura que utiliza una empresa para recopilar, almacenar, administrar, procesar, recuperar e informar sus datos financieros para que puedan ser utilizados por contadores, consultores, analistas comerciales, gerentes, directores financieros (CFO). ), auditores, reguladores y agencias tributarias.

Contadores especialmente capacitados trabajan en profundidad con AIS para garantizar el más alto nivel de precisión en las transacciones financieras y el mantenimiento de registros de una empresa, así como para hacer que los datos financieros estén fácilmente disponibles para aquellos que legítimamente necesitan acceder a ellos, todo mientras mantienen los datos intactos y seguros..

Comprensión de los sistemas de información contable (AIS)

Un sistema de información contable es una forma de rastrear toda la actividad contable y comercial de una empresa. Los sistemas de información contable generalmente constan de seis componentes principales: personas, procedimientos e instrucciones, datos, software, infraestructura de tecnología de la información y controles internos. A continuación se muestra un desglose de cada componente en detalle.

1. Gente de AIS

Las personas en un AIS son los usuarios del sistema. Un AIS ayuda a los diferentes departamentos de una empresa a trabajar juntos. Los profesionales que pueden necesitar utilizar el AIS de una organización incluyen:

• Contadores
• Consultores
• Analistas de negocios
• Gerentes
• Directores financieros
• Auditores

Por ejemplo, la gerencia puede establecer metas de ventas para las cuales el personal puede ordenar la cantidad apropiada de inventario. La orden de inventario notifica al departamento de contabilidad de un nuevo pago. Cuando se realizan ventas en una empresa, las personas y los departamentos involucrados en el proceso de ventas podrían incluir lo siguiente:

1. Los vendedores ingresan los pedidos de los clientes en el AIS.
2. Contabilizar facturas o enviar factura al cliente.
3. El almacén ensambla el pedido.
4. El departamento de envíos envía el pedido al cliente.
5. El departamento de contabilidad recibe una notificación de una nueva cuenta por cobrar, que es un pagaré del cliente que generalmente se paga dentro de los 30, 60 o 90 días.
6. El departamento de servicio al cliente rastrea el pedido y los envíos del cliente.
7. La administración utiliza AIS para crear informes de ventas y realizar análisis de costos, que pueden incluir costos de inventario, envío y fabricación.

Con un AIS bien diseñado, todos los miembros de una organización pueden acceder al mismo sistema y recuperar la misma información. Un AIS también simplifica el proceso de reportar información a personas fuera de la organización, cuando es necesario.

Por ejemplo, los consultores pueden usar la información en un AIS para analizar la efectividad de la estructura de precios de la empresa al observar los datos de costos, los datos de ventas y los ingresos. Además, los auditores pueden utilizar los datos para evaluar los controles internos de una empresa, la situación financiera y el cumplimiento de regulaciones como la Ley Sarbanes-Oxley (SOX).

El AIS debe diseñarse para satisfacer las necesidades de las personas que lo utilizarán. El sistema también debe ser fácil de usar y mejorar, no obstaculizar la eficiencia.

2. Procedimientos e instrucciones

El procedimiento y las instrucciones de un AIS son los métodos que utiliza para recopilar, almacenar, recuperar y procesar datos. Estos métodos son tanto manuales como automatizados. Los datos pueden provenir de fuentes internas (por ejemplo, empleados) y fuentes externas (por ejemplo, pedidos en línea de los clientes). Los procedimientos y las instrucciones se codificarán en el software AIS. Sin embargo, los procedimientos y las instrucciones también deben «codificarse» en empleados a través de documentación y capacitación. Los procedimientos y las instrucciones deben seguirse de forma coherente para que sean eficaces.

3. Datos AIS

Un AIS debe tener una estructura de base de datos para almacenar información, como el lenguaje de consulta estructurado (SQL), que es un lenguaje informático comúnmente utilizado para las bases de datos. SQL permite manipular y recuperar los datos que están en el AIS con fines de generación de informes. El AIS también necesitará varias pantallas de entrada para los diferentes tipos de usuarios del sistema y entrada de datos, así como diferentes formatos de salida para satisfacer las necesidades de diferentes usuarios y varios tipos de información.

Los datos contenidos en un AIS son toda la información financiera pertinente a las prácticas comerciales de la organización. Cualquier dato comercial que afecte las finanzas de la empresa debe ingresar en un AIS.

El tipo de datos incluidos en un AIS depende de la naturaleza del negocio, pero puede constar de lo siguiente:

• Ordenes de venta
• Extractos de facturación del cliente
• Informes de análisis de ventas
• Requisitos de compra
• Facturas de proveedores
• Comprobar registros
• Libro mayor
• Datos de inventario
• Información de nómina
• Cronometraje
• Información sobre los impuestos

Los datos se pueden utilizar para preparar estados contables e informes financieros, incluida la antigüedad de las cuentas por cobrar, los cronogramas de depreciación o amortización, un balance de prueba y un estado de pérdidas y ganancias. Tener todos estos datos en un solo lugar, en el AIS, facilita las actividades de mantenimiento de registros, informes, análisis, auditoría y toma de decisiones de una empresa. Para que los datos sean útiles, deben ser completos, precisos y relevantes.

Por otro lado, los ejemplos de datos que no se incluirían en un AIS incluyen notas, correspondencia, presentaciones y manuales. Estos documentos pueden tener una relación tangencial con las finanzas de la empresa, pero, excluyendo las notas al pie estándar, en realidad no forman parte del mantenimiento de registros financieros de la empresa.

4. Software AIS

El componente de software de un AIS son los programas informáticos que se utilizan para almacenar, recuperar, procesar y analizar los datos financieros de la empresa. Antes de que existieran las computadoras, un AIS era un sistema manual basado en papel, pero hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan software de computadora como base del AIS. Las pequeñas empresas pueden usar Quickbooks de Intuit o Sage 50 Accounting, pero hay otros.23 Las pequeñas y medianas empresas pueden utilizarBusiness One de SAP. Las empresas medianas y grandes pueden utilizar Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 o MAS 200 de Sage Group, PeopleSoft de Oracle o Epicor Financial Management.567

La calidad, la fiabilidad y la seguridad son componentes clave de un software AIS eficaz. Los gerentes confían en la información que genera para tomar decisiones para la empresa y necesitan información de alta calidad para tomar decisiones acertadas.

Los programas de software AIS se pueden personalizar para satisfacer las necesidades únicas de diferentes tipos de empresas. Si un programa existente no satisface las necesidades de una empresa, el software también puede desarrollarse internamente con aportes sustanciales de los usuarios finales o puede ser desarrollado por una empresa externa específicamente para la organización. El sistema podría incluso subcontratarse a una empresa especializada.

Para las empresas que cotizan en bolsa, independientemente del programa de software y las opciones de personalización que elija la empresa, las regulaciones Sarbanes-Oxley dictarán la estructura del AIS hasta cierto punto. Esto se debe a que las regulaciones de SOX establecen controles internos y procedimientos de auditoría que las empresas públicas deben cumplir.

5. Infraestructura de TI

La infraestructura de tecnología de la información es solo un nombre elegante para el hardware utilizado para operar el sistema de información contable. La mayoría de estos elementos de hardware que una empresa necesitaría tener de todos modos y pueden incluir lo siguiente:

• Ordenadores
• Dispositivos móviles
• Servidores
• Impresoras
• Protectores de sobretensión
• Enrutadores
• Medios de almacenamiento
• Una fuente de alimentación de respaldo

Además del costo, los factores a considerar al seleccionar el hardware incluyen la velocidad, la capacidad de almacenamiento y si se puede expandir y actualizar.

Quizás lo más importante es que el hardware seleccionado para un AIS debe ser compatible con el software previsto. Idealmente, no solo sería compatible, sino óptimo: un sistema torpe será mucho menos útil que uno rápido. Una forma en que las empresas pueden cumplir fácilmente los requisitos de compatibilidad de hardware y software es comprando un sistema llave en mano que incluya tanto el hardware como el software que necesita la empresa. Comprar un sistema llave en mano significa, teóricamente, que la empresa obtendrá una combinación óptima de hardware y software para su AIS.

Un buen AIS también debe incluir un plan para mantener, reparar, reemplazar y actualizar los componentes del sistema de hardware, así como un plan para la eliminación del hardware roto y desactualizado, de modo que los datos confidenciales se destruyan por completo.

6. Controles internos

Los controles internos de un AIS son las medidas de seguridad que contiene para proteger los datos sensibles. Pueden ser tan simples como contraseñas o tan complejas como la identificación biométrica. Los protocolos de seguridad biométrica pueden incluir el almacenamiento de características humanas que no cambian con el tiempo, como huellas dactilares, voz y reconocimiento facial.

Un AIS debe tener controles internos para proteger contra el acceso no autorizado a la computadora y limitar el acceso a los usuarios autorizados, lo que incluye a algunos usuarios dentro de la empresa. También debe evitar el acceso no autorizado a los archivos por parte de las personas a las que se les permite acceder solo a partes seleccionadas del sistema.

Un AIS contiene información confidencial que pertenece no solo a la empresa, sino también a sus empleados y clientes. Estos datos pueden incluir:

• Números de seguro social
• Información sobre sueldos y personal
• Números de tarjetas de crédito
• Información al cliente
• Datos financieros de la empresa
• Información financiera de proveedores y vendedores.

Todos los datos en un AIS deben estar encriptados y el acceso al sistema debe estar registrado y vigilado. La actividad del sistema también debe ser rastreable.

Un AIS también necesita controles internos que lo protejan de virus informáticos, piratas informáticos y otras amenazas internas y externas a la seguridad de la red. También debe estar protegido contra desastres naturales y sobrecargas de energía que pueden causar pérdida de datos.

Ejemplos del mundo real de sistemas de información contable

Un AIS bien diseñado permite que una empresa funcione sin problemas en el día a día, mientras que un AIS mal diseñado puede dificultar su funcionamiento. El tercer uso de un AIS es que, cuando una empresa tiene problemas, los datos de su AIS se pueden utilizar para descubrir la historia de lo que salió mal. Los casos de WorldCom y Lehman Brothers proporcionan dos ejemplos.