Conciliación de cuenta

¿Qué es la conciliación de cuentas?

La conciliación de cuentas es el proceso de confirmar que dos registros separados de transacciones en una cuenta son iguales. Tanto las instituciones como las personas realizan la conciliación de cuentas. A nivel institucional, los bancos y los corredores deben revisar internamente las transacciones entre sus asientos del libro mayor  y los registros de cuentas individuales. La conciliación de cuentas puede ayudar a las organizaciones a identificar errores en la contabilidad que podrían indicar errores, errores de cálculo o pérdidas de efectivo. Gracias a la automatización informática, este proceso es mucho más rápido de lo que era antes.

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 estableció parámetros para la conciliación de cuentas corporativas. Antes de Sarbanes-Oxley, las normas contables no tenían en cuenta la necesidad de aplicar las mejores prácticas para la conciliación de cuentas. Ahora, las empresas están sujetas a estándares mucho más altos para los controles internos y los procedimientos de auditoría.

La reconciliación también ocurre cuando un cliente de un banco o corredor confirma que sus registros personales coinciden con lo que se informa en los estados de cuenta periódicos. A nivel individual, equilibrar una chequera es una forma de conciliación de cuentas. El término también puede referirse al equilibrio de los libros y registros de una empresa con programas de software y entradas de datos.

Comprensión de la conciliación de cuentas

Para las instituciones más grandes, a menudo se contrata a terceros externos para realizar la conciliación de cuentas, lo que proporciona un nivel de objetividad a la revisión. La conciliación de cuentas dentro de las instituciones financieras es una función reguladora y de cumplimiento clave, y es un enfoque principal para los reguladores externos en sus auditorías de rutina de la empresa. Los clientes de estas empresas también deben mantener un registro preciso e informar las discrepancias con prontitud. Con el advenimiento de los sistemas informáticos para registrar las transacciones y las posiciones de los clientes, la conciliación a menudo equivale a arreglar pequeñas discrepancias de unos pocos dólares, o incluso centavos, entre una fuente y otra. Cuanto más tiempo se descubra un error, más difícil será conciliar los dos registros.

Cómo funciona la conciliación de cuentas

A nivel organizativo, la conciliación de cuentas se puede realizar siguiendo un proceso simplificado. Primero, se debe recopilar toda la información contable necesaria. Luego, los extractos bancarios de la empresa se comparan con el libro mayor. Cualquier deducción pendiente en el libro mayor de la compañía debe deducirse del saldo final, y cualquier depósito pendiente debe agregarse al saldo final. Si la cuenta devenga intereses, debe calcularse. Los cheques pendientes deben deducirse, al igual que los errores bancarios, como débitos o créditos inexactos, y tarifas de servicios bancarios. Por último, tanto el extracto de la empresa como el libro mayor deben mostrar el mismo saldo final. Cualquier error que quede al final del proceso debe investigarse verificando que cada transacción se registre en el libro mayor y que se contabilicen los depósitos pendientes y los cheques pendientes.

Las personas pueden conciliar sus cuentas personales mediante un proceso similar. En lugar de un libro mayor, compararían sus extractos bancarios u otros extractos de cuentas financieras con un registro personal de débitos y créditos, como un registro de chequera. Sin embargo, gracias al advenimiento de la banca en línea y al declive de los cheques de papel, muchas personas ya no realizan conciliaciones de cuentas para la mayoría de sus cuentas financieras y dependen de sus bancos para mostrar el saldo final correcto en los portales de banca en línea.