Cheque de cupón
¿Qué es un cheque de cupón?
Un cheque de comprobante es una combinación de un cheque y un comprobante, también conocido como «aviso de pago», que incluye información pertinente sobre las partes de la transacción y, por lo tanto, crea un rastro de papel auditable sobre el pago de ese cheque.
Conclusiones clave
- Un cheque de comprobante es una forma de pago oficial que crea una pista de auditoría sobre los detalles de pago de ese cheque.
- Los cheques de comprobantes tienen tres partes: el cheque, un comprobante para el beneficiario y un comprobante para el emisor. Antes de la nómina computarizada, estos vendrían en forma de tres elementos perforados de una hoja de papel estandarizada.
- El departamento de nómina de una empresa suele utilizar los cheques de cupón y, en ese contexto, pueden denominarse cheques de nómina.
Comprensión de los cheques de cupones
El cheque de comprobante crea un rastro en papel para el pago por parte del emisor del cheque. El destinatario del cheque del vale separa una parte del vale y la conserva para llevar un registro antes de cobrar el cheque. El emisor retiene la otra parte del cupón.
Los cheques de comprobantes que se utilizan en los sistemas de contabilidad computarizados tienen tres partes que en conjunto encajan en hojas de papel de tamaño estándar para facilitar su uso en las impresoras. Los cheques suelen ser de tamaño comercial, más largos que un cheque estándar pero con el mismo ancho. Una parte es el cheque y las otras dos partes son los comprobantes para el beneficiario y el emisor para sus respectivos registros. Las perforaciones hacen que las diferentes secciones sean fáciles de separar.
Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa para recopilar y archivar todos los documentos de respaldo necesarios para aprobar y rastrear el pago de un pasivo. Un comprobante es esencialmente los documentos de respaldo para cuentas por pagar, facturación o nómina. (Las cuentas por pagar son las facturas a corto plazo adeudadas por las empresas a los vendedores y proveedores). El comprobante es importante porque es un mecanismo de control contable interno que garantiza que todos los pagos estén debidamente autorizados y que los bienes o servicios adquiridos se reciban realmente.
¿Quién usa los cheques de vales?
Los cheques de cupón son comúnmente utilizados por el departamento de nómina de una empresa y se conocen como cheques de nómina. El comprobante contendrá un número de comprobante, el nombre del beneficiario, la fecha, el monto (bruto y neto si hay alguna deducción), las firmas y cualquier nota que deba registrarse. Para la nómina, a pesar de que el depósito directo se está convirtiendo cada vez más en la norma para pagar a los empleados, tener un respaldo en papel es una práctica común.
Los proveedores también utilizan cheques de comprobantes. En este caso, se emite un cheque de comprobante cuando una factura se empareja con una orden de compra y la documentación de que la orden se completó. Además, para el departamento de cuentas por pagar, tener un archivo de registros de comprobantes de pagos a proveedores es útil para resolver disputas de pago y preparar libros para cierres internos de fin de mes.