Solicitud de cotización (RFQ)
¿Qué es una solicitud de cotización (RFQ)?
Una solicitud de cotización (RFQ), también conocida como invitación a licitación (IFB), es un proceso en el que una empresa solicita a proveedores y contratistas seleccionados que presenten cotizaciones de precios y ofertas para tener la oportunidad de cumplir con ciertas tareas o proyectos. El proceso de RFQ es especialmente importante para las empresas que necesitan un suministro constante de un número específico de productos estándar. Las empresas pueden enviar RFQ solas o antes de una solicitud de propuesta (RFP).
Cómo funcionan las solicitudes de cotización
Una RFQ suele ser el primer paso para enviar una solicitud de propuesta (RFP). Estos dos documentos son similares ya que brindan detalles del proyecto o los servicios requeridos, pero las solicitudes de presupuesto generalmente solicitan un presupuesto más completo. Además, las empresas suelen diseñar RFQ para productos genéricos en los que se conoce la cantidad necesaria, y las RFP son para proyectos de nicho únicos donde se desconocen las cantidades y especificaciones.
Conclusiones clave
- Una solicitud de cotización (RFQ) es un proceso comercial en el que una empresa solicita cotizaciones de proveedores y contratistas seleccionados para una tarea o proyecto específico.
- Una RFQ se puede enviar sola o en conjunto con una solicitud de propuesta (RFP).
- Una empresa generalmente envía una solicitud de presupuesto cuando se conoce la cantidad de un producto estándar y las necesidades son continuas.
- Las RFQ no generan ofertas y cotizaciones no solicitadas, ya que las empresas se dirigen a proveedores y contratistas específicos.
Además de los precios, las RFQ pueden incluir detalles como las condiciones de pago, factores que podrían influir en la selección de ofertas de una empresa, la fecha límite de presentación y similares. Una agencia gubernamental que quiera comprar 500 computadoras con un tamaño de disco duro y una velocidad de procesamiento específicos, por ejemplo, enviaría una RFQ a varios proveedores como posibles postores.
Debido a que el formato de RFQ es uniforme dentro de una empresa determinada, cuando las RFQ regresan con cotizaciones de precios, la empresa solicitante puede compararlas fácilmente. Normalmente, un proceso de RFQ consta de cuatro secciones: la fase de preparación, la fase de procesamiento, la fase de adjudicación y la fase de cierre. La empresa generalmente adjudicará el contrato al proveedor que cumpla con los criterios mínimos de calificación y presente la oferta más baja.
Consideraciones Especiales
Las RFQ no son anuncios públicos. Debido a que la empresa solicitante envía solicitudes de cotización solo a las empresas en las que confía, no necesita preparar una documentación de adquisición extensa. Además, a diferencia de una licitación pública, una empresa puede recuperar solo la cantidad de ofertas que solicitó, lo que también ahorra tiempo.
El uso de una solicitud de presupuesto reduce la cantidad de tiempo necesario para adquirir bienes o servicios. También ofrece cierto grado de seguridad, ya que una empresa solo recibirá ofertas de los proveedores que prefiera. Por otro lado, debido a que las RFQ reducen la cantidad de competencia, una empresa puede dejar de recibir el precio más bajo disponible o de conocer nuevos proveedores de alta calidad.
Cuando una empresa recibe una cotización en respuesta a una solicitud de cotización, no es una oferta ni un contrato vinculante. El abogado ofrecerá el trabajo a su proveedor elegido enviándole una orden de compra, que, en efecto, es un contrato que especifica los términos y condiciones del trabajo. Cuando un proveedor acepta y firma la orden de compra, comienza el contrato.