Guía de carga

¿Qué es un conocimiento de embarque?

Un conocimiento de embarque (BL o BoL) es un documento legal emitido por un transportista a un remitente que detalla el tipo, la cantidad y el destino de las mercancías que se transportan. Un conocimiento de embarque también sirve como recibo de envío cuando el transportista entrega las mercancías en un destino predeterminado. Este documento debe acompañar a los productos enviados, sin importar la forma de transporte, y debe ser firmado por un representante autorizado del soporte, expedidor y el receptor.1

A modo de ejemplo, una  empresa de logística tiene la intención de transportar, a través de camiones pesados, gasolina desde una planta en Texas a una estación de servicio en Arizona. Un representante de la planta y el conductor firman el conocimiento de embarque después de cargar el combustible en el camión. Una vez que el transportista entrega el combustible a la estación de servicio en Arizona, el conductor del camión solicita que el empleado de la estación también firme el documento.

Conocimiento de embarque explicado

El conocimiento de embarque es un documento legalmente vinculante que proporciona al transportista y al remitente todos los detalles necesarios para procesar con precisión un envío. Tiene tres funciones principales. Primero, es un documento de propiedad de las mercancías descritas en el conocimiento de embarque. En segundo lugar, es un recibo de los productos enviados. Finalmente, el conocimiento de embarque representa los términos y condiciones acordados para el transporte de la mercancía.1

Segregación de deberes

Todas las empresas deben contar con  controles internos  para evitar robos. Un componente clave del control interno es la segregación de funciones, que evita que un empleado tenga demasiado control dentro de una empresa.

No hay dos sistemas de controles internos iguales. Sin embargo, la mayoría sigue un conjunto estándar de filosofías centrales que se han convertido en una práctica de gestión estándar. La implementación de controles internos puede ayudar a agilizar las operaciones y prevenir el fraude.

Ejemplo del mundo real

Un conocimiento de embarque es uno de los varios documentos clave que deben administrarse y revisarse adecuadamente para evitar el robo de activos. Supongamos, por ejemplo, que XYZ Fine Dining recibe envíos de carne y pescado frescos cinco veces a la semana. El gerente del restaurante determina el tipo y la cantidad de carne y pescado que el restaurante necesita pedir. Luego llena una orden de compra, y XYZ de Comentarios Propietario y las iniciales de cada PO antes de ser enviado por correo electrónico al vendedor de comida. El vendedor recoge la carne y el pescado, y tanto él como un representante del transportista nocturno firman un conocimiento de embarque.

A continuación, el transportista entrega la comida al restaurante y el gerente compara la información del conocimiento de embarque con lo que solicitó en la orden de compra. Si la información coincide, la orden de compra y el conocimiento de embarque se envían al propietario, quien revisa los documentos y emite un cheque pagadero al vendedor de alimentos.

En este ejemplo, el propietario no emite un cheque al proveedor sin revisar la orden de compra (PO) y el conocimiento de embarque. Este paso garantiza que XYZ solo pague por lo que ordenó y lo que recibió. Si los dos documentos no coinciden cuando el gerente del restaurante los compara, el gerente le preguntará al proveedor sobre la excepción. Un tercer empleado concilia el extracto bancario y realiza depósitos de la empresa. Todos estos pasos deben estar en su lugar para evitar robos.