Los gastos de viaje
¿Qué son los gastos de viaje?
Los gastos de viaje son costos asociados con viajar con el propósito de realizar actividades relacionadas con el negocio. Los gastos de viaje razonables generalmente pueden ser deducidos por la empresa cuando los empleados incurren en costos mientras viajan fuera de casa específicamente con fines comerciales. Esos fines comerciales pueden incluir conferencias o reuniones.
Si bien se pueden deducir muchos gastos de viaje, se excluyen aquellos que son irrazonables, lujosos o extravagantes por naturaleza, o aquellos que son para fines personales. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones comerciales requieren que estén lejos de su «domicilio fiscal» (el área general donde se encuentra su lugar principal de negocios) sustancialmente más tiempo que el trabajo de un día normal. y necesitan dormir o descansar para satisfacer las demandas de su trabajo mientras están fuera.
Conclusiones clave
- Los gastos de viaje son costos asociados con viajar con el propósito de realizar actividades relacionadas con el negocio.
- Solo son deducibles los gastos de viaje ordinarios y necesarios; Los gastos que no son ordinarios y necesarios, o que son irrazonables, lujosos o extravagantes, así como los gastos de viaje para fines personales, no son deducibles.
- El IRS considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones comerciales requieren que estén fuera de su «hogar fiscal» sustancialmente más tiempo que el trabajo de un día normal.
- Ejemplos de gastos de viaje incluyen pasaje aéreo y alojamiento, servicios de transporte, costo de comidas y propinas, uso de dispositivos de comunicación.
- Los gastos de viaje incurridos durante una asignación de trabajo indefinido, que dura más de un año según el IRS, no son deducibles a efectos fiscales.
Comprensión de los gastos de viaje
Los registros bien organizados, como recibos, cheques cancelados y otros documentos que respaldan una deducción, pueden ayudar a las personas a obtener reembolsos por parte de su empleador y ayudar a las empresas a preparar declaraciones de impuestos y responder preguntas del IRS. Los ejemplos de gastos de viaje pueden incluir:
- Pasajes aéreos y alojamiento con el propósito expreso de realizar negocios fuera de casa.
- Servicios de transporte como taxis, autobuses o trenes al aeropuerto o al destino del viaje y sus alrededores
- El costo de las comidas y propinas, el servicio de tintorería para la ropa y el costo de las llamadas de negocios durante los viajes de negocios fuera de casa.
- El costo del alquiler de computadoras y otros dispositivos de comunicación durante el viaje de negocios
Los gastos de viaje no incluyen los gastos de traslado habituales.
Tipos de gastos de viaje
El uso del vehículo personal junto con un viaje de negocios, incluido el millaje real, los peajes y las tarifas de estacionamiento, se puede incluir como gasto de viaje. El costo de usar vehículos de alquiler también se puede contar como un gasto de viaje, aunque solo para la parte del viaje para uso comercial. Por ejemplo, si en el curso de un viaje de negocios, un viajero visita a un familiar o conocido, el costo de conducir desde el hotel para visitarlo no califica para las deducciones por gastos de viaje.
Los gastos de viaje incurridos durante una asignación laboral indefinida que dure más de un año no son deducibles a efectos fiscales. El IRS permite que otros tipos de gastos ordinarios y necesarios se traten como relacionados con viajes de negocios para propósitos de deducción. Dichos gastos pueden incluir el transporte hacia y desde una comida de negocios, la contratación de un taquígrafo público, el pago de las tarifas de alquiler de computadoras relacionadas con el viaje y el envío de equipaje y materiales de exhibición utilizados para presentaciones comerciales. Los gastos de viaje también pueden incluir la operación y el mantenimiento de un remolque de la casa como parte del viaje de negocios.