Controles internos
¿Qué son los controles internos?
Los controles internos son los mecanismos, reglas y procedimientos implementados por una empresa para garantizar la integridad de la información financiera y contable, promover la rendición de cuentas y prevenir el fraude. Además de cumplir con las leyes y regulaciones y evitar que los empleados roben activos o cometan fraude, los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la precisión y puntualidad de los informes financieros.
Cómo funcionan los controles internos
Los controles internos se han convertido en una función comercial clave para todas las empresas estadounidenses desde los escándalos contables de principios de la década de 2000. A raíz de ello, se promulgó la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 para proteger a los inversores de actividades contables fraudulentas y mejorar la precisión y confiabilidad de las divulgaciones corporativas. Esto ha tenido un efecto profundo en el gobierno corporativo, al responsabilizar a los gerentes de la información financiera y crear una pista de auditoría. Los gerentes declarados culpables de no establecer y administrar adecuadamente los controles internos enfrentan serias sanciones penales.
Importancia para los auditores
La opinión del auditor que acompaña a los estados financieros se basa en una auditoría de los procedimientos y registros utilizados para producirlos. Como parte de una auditoría, los auditores externos probarán los procesos contables y los controles internos de una empresa y darán una opinión sobre su eficacia.
Las auditorías internas evalúan los controles internos de una empresa, incluidos su gobierno corporativo y sus procesos contables. Aseguran el cumplimiento de las leyes y regulaciones y la recopilación de datos e informes financieros precisos y oportunos, además de ayudar a mantener la eficiencia operativa al identificar problemas y corregir fallas antes de que se descubran en una auditoría externa. Las auditorías internas desempeñan un papel fundamental en las operaciones y el gobierno corporativo de una empresa, ahora que la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 ha hecho que los gerentes sean legalmente responsables de la precisión de sus estados financieros.
El Congreso de los Estados Unidos aprobó la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 para proteger a los inversores de la posibilidad de actividades contables fraudulentas por parte de las corporaciones, que exigió reformas estrictas para mejorar las divulgaciones financieras de las corporaciones y prevenir el fraude contable.
Eficiencia operacional
No hay dos sistemas de controles internos idénticos, pero muchas filosofías fundamentales con respecto a la integridad financiera y las prácticas contables se han convertido en prácticas de gestión estándar. Si bien los controles internos pueden ser costosos, los controles internos implementados correctamente pueden ayudar a agilizar las operaciones y aumentar la eficiencia operativa, además de prevenir el fraude.
Conclusiones clave
- Los controles internos son los mecanismos, reglas y procedimientos implementados por una empresa para garantizar la integridad de la información financiera y contable, promover la rendición de cuentas y prevenir el fraude.
- Además de cumplir con las leyes y regulaciones y evitar que los empleados roben activos o cometan fraudes, los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la precisión y puntualidad de los informes financieros.
- Las auditorías internas desempeñan un papel fundamental en los controles internos y el gobierno corporativo de una empresa, ahora que la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 ha hecho que los gerentes sean legalmente responsables de la precisión de sus estados financieros.
Controles preventivos frente a controles detectivescos
Los controles internos generalmente se componen de actividades de control como autorización, documentación, conciliación, seguridad y separación de funciones. Y se dividen ampliamente en actividades preventivas y detectivescas.
Las actividades de control preventivo tienen como objetivo evitar que se produzcan errores o fraudes e incluyen prácticas de documentación y autorización exhaustivas. Y la separación de funciones garantiza que ninguna persona esté en condiciones de autorizar, registrar y estar bajo la custodia de una transacción financiera y el activo resultante. La autorización de facturas y verificación de gastos son controles internos. Además, los controles internos preventivos incluyen limitar el acceso físico al equipo, inventario, efectivo y otros activos.
Los controles de detectives son procedimientos de respaldo que están diseñados para detectar elementos o eventos que la primera línea de defensa ha pasado por alto. Aquí, la actividad más importante es la conciliación, que se utiliza para comparar conjuntos de datos, y se toman medidas correctivas sobre las diferencias materiales. Otros controles de detectives incluyen auditorías externas de firmas contables y auditorías internas de activos como inventarios.
Las técnicas de auditoría y los métodos de control de Inglaterra migraron a los Estados Unidos durante la Revolución Industrial. En el siglo XX, se estandarizaron las prácticas de informes de los auditores y los métodos de prueba.
Desventajas de los controles internos
Independientemente de las políticas y procedimientos establecidos por una organización, solo se puede proporcionar una seguridad razonable de que los controles internos son efectivos y la información financiera es correcta. La eficacia de los controles internos está limitada por el juicio humano. Una empresa a menudo le dará al personal de alto nivel la capacidad de anular los controles internos por razones de eficiencia operativa, y los controles internos pueden eludirse mediante la colusión.