Cómo formar una asociación de propietarios

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Las asociaciones de propietarios también pueden ser una fuente de grandes conflictos debido al poder que ejercen sobre los propietarios de viviendas.

Establecimiento de la HOA

El proceso para establecer una HOA depende de dónde se encuentre, pero probablemente se requieran los siguientes pasos.

1. Establecer una estructura comercial mediante la formación de una LLC o corporación sin fines de lucro.
2. Crear convenios, condiciones y restricciones (CC & R) que describen cómo operará la HOA y qué reglas deben cumplir los propietarios.
3. Establecimiento de un procedimiento para futuras modificaciones de los CC & Rs.
4. Redactar reglas y regulaciones que pongan los CC & R en un lenguaje fácil de entender para los residentes de la comunidad.
5. Redactar documentos rectores, como artículos de incorporación y estatutos, que describen la frecuencia de las reuniones, las pautas de votación, la elección de los líderes de la Asociación de propietarios y otros procedimientos operativos.
6. Elección de funcionarios / miembros de la junta calificados. Por ejemplo, el tesorero necesita saber cómo llevar libros y administrar el dinero, por ejemplo.

Si las personas que establecen la Asociación de propietarios no son expertos en derecho inmobiliario, contratar a un abogado con experiencia en la Asociación de propietarios sería una decisión acertada en esta etapa. La Asociación de Propietarios no podrá hacer cumplir sus reglas si se impugnan y se determina que no son legales. Un buen abogado también puede señalar cuestiones clave a las que los líderes de HOA deben prestar atención, como las leyes de vivienda justa, para evitar problemas legales una vez que la asociación esté en funcionamiento. Las regulaciones gubernamentales federales, estatales y locales tienen prioridad sobre las reglas de la Asociación de Propietarios.

(Para obtener lecturas relacionadas, consulte: Cómo elegir al abogado adecuado ). 

Protege la HOA

Los funcionarios y la junta directiva están a cargo de administrar y supervisar la Asociación de propietarios. Junto con este alto nivel de responsabilidad viene un alto nivel de riesgo. La HOA necesita una forma de protegerse si un propietario decide entablar una demanda.

¿Por qué podría demandar un propietario? En Elk Grove, California, un residente demandó a su HOA por los cambios sugeridos a las reglas de estacionamiento del vecindario. Un hombre de Houston demandó a su Asociación de Propietarios porque quería que retirara las rejas antirrobo de su casa a pesar de la alta tasa de criminalidad en el área.

Una organización de vivienda justa demandó a una asociación de condominios en Florida por negarse a permitir que los niños vivan en el edificio. Un miembro de la junta podría ser demandado por violar su deber fiduciario hacia los residentes de la Asociación de Propietarios y podría ser considerado personalmente responsable.

El seguro para directores y funcionarios brinda protección financiera a las personas que dirigen la Asociación de propietarios. Cubre tanto los gastos de defensa legal como los daños. Sin embargo, no cubre la mala conducta intencional. El seguro contra robo de empleados puede proteger a la asociación si un director, funcionario o administrador de la propiedad malversa los fondos de la Asociación de Propietarios.

Mantenga registros financieros sólidos

Una HOA necesita dinero para funcionar y ese dinero proviene de los residentes de la comunidad. Parte del dinero financia la administración de la HOA (por ejemplo, servicios legales, contables y administrativos), pero la mayor parte del dinero se destina al mantenimiento de áreas comunes.

Podría pagar los servicios de jardinería, el mantenimiento de la piscina e incluso la recolección de basura. Una parte del dinero se gasta todos los meses y el resto se reserva en un fondo de reserva. A veces, surgirá un gasto importante que no se puede pagar con el fondo de reserva de la Asociación de propietarios. En ese caso, la HOA requerirá que los residentes paguen una tarifa adicional llamada evaluación especial.

Una nueva Asociación de Propietarios deberá realizar un análisis de financiación y elaborar un presupuesto para determinar cuánto recaudar en cuotas mensuales del propietario (s) de cada propiedad. El análisis se basa en qué gastos serán pagados por los miembros de la comunidad, cuánto costarán, cuánto se asignará al fondo de reserva y el porcentaje de la propiedad de la comunidad que pertenece a cada residente.

Además, el fondo de reserva debe administrarse e invertirse para mantener la HOA financieramente sólida (por ejemplo, el valor del fondo debe preservarse contra la inflación ).

Mantenga informados a los propietarios

Como miembros de la comunidad que pagan cuotas y se ven afectados por las decisiones de la HOA, los residentes deben estar informados de las actividades de la HOA y de cualquier problema que afecte a la comunidad.

Las asociaciones de propietarios deben celebrar reuniones periódicas y notificar a los residentes con suficiente antelación para que todos tengan la oportunidad de asistir. También deben realizar elecciones para directores y funcionarios y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de votar. Un boletín, correo electrónico y / o sitio web de la comunidad también pueden ayudar a mantener informados a los propietarios.

Los funcionarios y directores de la Asociación de propietarios deben mantener registros detallados de sus actividades, como actas de las reuniones de la comunidad. Las asociaciones deben divulgar información financiera importante a los miembros de la comunidad de forma regular. Los miembros deben conocer sus derechos para ver los registros de la Asociación de propietarios y tener acceso si lo solicitan.

(Para obtener más información, consulte:  Cómo lidiar con el tablero de su condominio ).

Hacer cumplir las reglas

Las asociaciones de propietarios son comunidades basadas en reglas, por lo que de vez en cuando deben hacer cumplir las reglas que los miembros de la comunidad están rompiendo. Las asociaciones de propietarios también deben manejar las quejas de los residentes sobre las reglas existentes que no les gustan o las reglas que sienten que deben agregarse para resolver un problema continuo.

Las asociaciones de propietarios deben hacer cumplir las reglas de forma rápida y coherente. Los propietarios de viviendas que se nieguen a cumplir deben ser multados. Si un propietario se niega a cumplir, es posible que la HOA deba enviar la cuenta a cobros o demandar al propietario. Las asociaciones de propietarios deben evitar la aplicación selectiva; en otras palabras, no deben tener favoritos con los líderes de las asociaciones de propietarios o los residentes de la comunidad con quienes son amigos. El comportamiento sesgado puede dar lugar a una demanda.

La contratación de una empresa de gestión profesional puede reducir la carga de los funcionarios y directores de una Asociación de propietarios y eliminar una fuente potencial de conflicto entre los líderes de la Asociación de propietarios y otros miembros de la comunidad. La empresa gestora puede hacerse cargo de gran parte del trabajo administrativo y ocuparse de los inconvenientes, como hacer cumplir las normas y cobrar las cuotas. También puede utilizar su experiencia en administración de propiedades para garantizar el buen funcionamiento de la comunidad y evitar errores que puedan cometer los funcionarios y directores sin experiencia. Sin embargo, la administración profesional cuesta dinero, lo que significa que las tarifas mensuales de la HOA de los propietarios serán más altas.

El peor escenario para el cumplimiento de las reglas implica la ejecución hipotecaria de la propiedad de un propietario por falta de pago de cuotas o evaluaciones especiales. Esta medida extrema puede crear una situación conflictiva entre el propietario y la HOA. Las ejecuciones hipotecarias también reducen el valor de las propiedades, lo que no es bueno para los demás residentes del vecindario.

Organizar reuniones de la comunidad

Las asociaciones de propietarios pueden ser estrictamente comerciales, pero no tienen por qué serlo. Una actividad divertida ocasional permite que los miembros de la Asociación de Propietarios se conozcan entre sí de forma amistosa y social, no solo en el entorno potencialmente conflictivo de una reunión de la Asociación de Propietarios. Si los vecinos se conocen personalmente, la comunidad puede ser un lugar más agradable para vivir y los conflictos pueden ser más fáciles de resolver.

La línea de fondo

Formar y administrar una asociación de propietarios es una tarea enorme con importantes responsabilidades e implicaciones importantes. Si está considerando comprar una propiedad en una Asociación de propietarios, comprenda en qué se está metiendo antes de comprar.

(Para obtener más información, consulte:  9 cosas que debe saber sobre las asociaciones de propietarios ).